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Kosten für Freelancer: Darum sollten sie anders kalkuliert werden als für Angestellte

Als Unternehmer hast du viele Möglichkeiten, aber auch viele Verantwortlichkeiten. Beschäftigst du bspw. eigene Mitarbeiter, solltest du zwingend wissen, was dich dein Mitarbeiter im Monat kostet. Möchtest du dich vergrößern, benötigst du kurzfristig personelle Ressourcen, oder spezielles Wissen, greifen wir Unternehmer:innen gerne zum flexiblen Freelancing Modell. Um so wichtiger für einen Kostenvergleich wird die richtige Kalkulation der Kosten für Freelancer im Vergleich zum angestellten Mitarbeiter. 


Als Unternehmer:in solltest du die Kosten für Freelancer anders berechnen als für (deine) festangestellten Mitarbeiter. Warum? Weil die Dynamik und Verpflichtungen zwischen Mitarbeitern und Freiberuflern sehr unterschiedlich sind.


Bei festangestellten Mitarbeitern bist du als Arbeitgeber für die Sozialversicherungsbeiträge, die Kosten für Urlaub und Krankheit verantwortlich. Bei Freelancern hingegen fallen diese Kosten nicht an. Sämtliche dieser und weiterer Faktoren müssen bei der Kostenberechnung berücksichtigt werden.


Verständnis des Unterschieds zwischen Freelancer und Mitarbeitern


Bevor wir uns mit der Berechnung der Kosten für Freelancer befassen, ist es wichtig, den Unterschied zwischen Freelancern und Mitarbeitern zu verstehen. Ein Mitarbeiter ist eine Person, die fest in deinem Unternehmen angestellt ist und regelmäßig Aufgaben für dich erledigt. Ein Freelancer hingegen ist eine selbstständige Person, die für verschiedene Auftraggeber arbeitet und keine feste Anstellung hat.


Die Unterschiede zwischen Mitarbeitern und Freiberuflern liegen in den Arbeitsverhältnissen und den damit verbundenen Verpflichtungen.  Ein Mitarbeiter hat in der Regel einen festen Arbeitsvertrag mit festen Arbeitszeiten und einem festen Gehalt. Als Arbeitgeber bist du für die Sozialversicherungsbeiträge, Urlaubs- und Krankheitskosten sowie andere arbeitsrechtliche Vorschriften verantwortlich.


Freelancer hingegen arbeiten auf selbstständiger Basis und haben in der Regel mehrere Auftraggeber. Sie haben mehr Flexibilität in Bezug auf Arbeitszeiten und Arbeitsort, diese jedoch genießen sowohl Freelancer, als auch Auftraggeber. Als Auftraggeber bist du zudem nicht für die Sozialversicherungsbeiträge oder andere arbeitsrechtliche Verpflichtungen verantwortlich. Die Beziehung zwischen dir und einem Freelancer basiert in der Regel auf einem Dienstleistungs- oder Werkvertrag, der die Aufgaben, den Preis und die Dauer der Leistung/ des Projekts regelt.


Berechnung der Kosten für Mitarbeiter


Die Berechnung der Kosten für Mitarbeiter ist in der Regel recht einfach. Du musst das Gehalt des Mitarbeiters einschließlich aller Zulagen und Boni berücksichtigen. Dazu kommen die Sozialversicherungsbeiträge, die du als Arbeitgeber entrichten musst. Diese Sozialversicherungsbeiträge umfassen die Krankenversicherung, Rentenversicherung, Unfallversicherung und Arbeitslosenversicherung.


Neben den Gehalts- und Sozialversicherungskosten musst du auch die Kosten für Urlaub und Krankheit berücksichtigen. In vielen Ländern haben Mitarbeiter Anspruch auf bezahlten Urlaub und Krankentage. Diese Kosten müssen in die Gesamtkosten für Mitarbeiter einbezogen werden. WAS IST MIT ARBEITSMITTEL


Es ist wichtig zu beachten, dass die Berechnung der Kosten für Mitarbeiter je nach Land und geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen variieren kann. Es ist ratsam, sich mit den lokalen Vorschriften vertraut zu machen, um sicherzustellen, dass du alle Kosten richtig berücksichtigst.


Besondere Kostenstruktur für Freelancer


Bei der Berechnung der Kosten für Freelancer gibt es einige besondere Punkte, die zu beachten sind. Da Freelancer selbstständig arbeiten, fallen keine Sozialversicherungsbeiträge oder Kosten für Krankheitsausfälle an. Du musst auch keine Kosten für Urlaub oder andere arbeitsrechtliche Verpflichtungen berücksichtigen.


Allerdings haben Freiberufler in der Regel einen höheren Stundensatz als Mitarbeiter, um ihre eigenen Kosten abzudecken. Als Auftraggeber zahlst du also möglicherweise einen höheren Preis pro Stunde, aber sparst gleichzeitig die Kosten für Sozialversicherungsbeiträge, Steuern, Abwesenheiten, Arbeitsmittel, Weiterbildung und andere arbeitsrechtliche Verpflichtungen.


Freelancer besitzen ihre eigenen Arbeitsmittel die für Ihre Tätigkeit notwendig sind und arbeiten in ihrem eigenen Büro oder an einem Ort ihrer Wahl. Du musst also keine Kosten für Arbeitsplatz oder -ausstattung tragen. Diese Flexibilität kann sowohl für dich als auch für den Freelancer vorteilhaft sein.


Warum Unternehmer die Kosten für Freelancer anders berechnen sollten


Als Unternehmer solltest du die Kosten für Freiberufler anders berechnen als für deine festangestellten Mitarbeiter aus mehreren Gründen. 


Erstens haben Freelancer eine andere Beziehung zu deinem Unternehmen. Sie sind keine Angestellten und haben in der Regel mehrere Auftraggeber. Ihre Verfügbarkeit und Arbeitszeiten können variieren, je nachdem welche Auslastung von Dir bzw. der Tätigkeit gefordert ist und du den Freelancer beauftragen möchtest. 


Wie bereits genannt, hast du als Auftraggeber keine Verpflichtung, für die Sozialversicherungsbeiträge oder andere arbeitsrechtliche Verpflichtungen für Freelancer aufzukommen. Das bedeutet, dass du die tatsächlichen Kosten für Freelancer anders betrachten solltest, um ein genaues Bild der eigentlichen Kosten zu erhalten. Nur dann macht ein Vergleich der Kosten zum festangestellten Mitarbeiter auch Sinn und ermöglicht dir letztendlich das individuelle Pro und Contra für dein Vorhaben. 


Folgende Kosten solltest du nicht außen vor lassen


Bei der Beauftragung eines Freelancers können Aufwände und Kosten entstehen, die du möglicherweise nicht sofort auf dem Schirm hast. So kann dein Vorhaben, einen Freelancer zu beauftragen, auch ganz schnell einen hohen Zeitinvest abverlangen. Die Suche nach dem passenden Freelancer mit den richtigen Skills und der Persönlichkeit, die du im Team möchtest, erfordert neben Zeit auch Wissen und Klarheit für den Auftraggeber, was von der Person gefordert ist und wo ich diese Person finde. 


Tipps für deine Suche nach dem passenden Freelancer


Zu wissen, was jeder Unternehmer:in benötigt und was der Freelancer können muss, sollte bereits vor Start der Suche bekannt sein. So lassen sich erhebliche Kosten (Zeitaufwand) im Vorhinein einsparen.


Überlege dir also im Voraus, welche Aufgaben du einem Freelancer anvertrauen möchtest und welche Fähigkeiten und Erfahrungen dieser mitbringen solltest. Recherchiere die durchschnittlichen Stundensätze für Freiberufler in deiner Branche, um eine realistische Preisvorstellung zu haben. Das gibt dir eine erste Einschätzung für deine Kostenkalkulation (dein Kostenvergleich). Berücksichtige unbedingt die Zeit, die du für die Suche nach geeigneten Freelancern und die Kommunikation mit ihnen aufwenden musst. Wege ab, ob du die Hilfe einer Freelancervermittlung wie die va vermittlung in Anspruch nehmen möchtest oder für deine Suche gängige Jobplattformen für Freelancer wie va finden nutzt.

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