Virtuelle Assistenten sind je nach Spezialisierung vielseitig einsetzbar und können in den meisten Fällen innerhalb kurzer Zeit ihre Arbeit aufnehmen. Vielen Auftraggebern fällt es jedoch schwer zu bewerten, welche Tätigkeiten sie überhaupt einer:m VA anvertrauen können.
In diesem Artikel wollen wir daher die Top 5 Dienstleistungen vorstellen, die virtuelle Assistenten und Freelancer für Unternehmer/ Unternehmen übernehmen können.
Allgemeine Backoffice-Tätigkeiten
Eine Vielzahl von Virtuellen Assistenten arbeiten, ähnlich wie Sekretäre, im allgemeinen Backoffice. Sie kümmern sich im Hintergrund darum, dass im Büro alles läuft, keine Termine untergehen und beispielsweise Bestellungen getätigt werden. Grundsätzlich kann man sagen, dass im Backoffice unter anderem folgende Aufgaben von Assistenten erledigt werden:
Korrespondenz via Telefon und E-Mail
Vereinbarung von Terminen mit Geschäftspartner oder Kunden
Erstellung von Präsentationen und Texten aller Art
Planen von Veranstaltungen und Durchführung bzw. Betreuung von z. B. Online-Konferenzen
Bestellungen von Büromaterial etc.
Prüfen von Eingangsrechnungen (gehört bereits zur vorbereitenden Buchhaltung) und anderen Dokumenten
ggf. Erarbeitung von Marketingkonzepten
Diese Auflistung ließe sich noch beliebig fortführen, denn welche Aufgaben konkret an eine:n VA übergeben werden können, kann stets individuell vereinbart werden. Die meisten Virtuellen Assistenten spezialisieren sich mit der Zeit auf einen konkreten Aufgabenbereich und bilden sich in diesem Zusammenhang stetig weiter. Zudem erwerben sie aber auch durch ihre Aufgeschlossenheit schnell neues Wissen in Bereichen, in denen sie bisher nicht tätig waren. Auch den Umgang mit neuen, unbekannten Tools eignen sie sich gerne jederzeit an, sodass sie wahre Allrounder darstellen.
Im Hinblick auf die Erstellung von Texten konzentrieren sich einige VAs beispielsweise darauf, erweiterte Fähigkeiten zum Schreiben von Werbetexten, Produktbeschreibungen oder Büchern zu erwerben, um im Vermarkten von Produkten und Dienstleistungen unterstützen zu können.
Social Media Betreuung
Das Texten von Postings für Social Media Accounts wie Instagram, LinkedIn und Co. ist ebenfalls eine der Spezialisierungen, die man im Umfeld von virtuellen Assistenten häufig antrifft. Aber nicht nur dass – zur Social Media Betreuung gehört grundsätzlich auch das Erstellen von Redaktionsplänen, die Gestaltung der Bilder zu Postings, das Community Management und das Aufnehmen von Videos, zum Beispiel für Reels oder Storys. Auch die Plattform TikTok wird im Bezug auf das Portfolio einer:s VA immer beliebter.
Die Aufgabe bei all dem ist klar: Eine Reichweite aufbauen, sichtbar werden, den Kanal so bekannt machen und dadurch Werbepartner und Kunden finden. Das übergeordnete Ziel ist letztlich bei vielen Account-Inhabern natürlich, mit diesem auch irgendwann Geld zu verdienen, direkt oder indirekt. Und wie das funktioniert, wissen Virtuelle Assistenten mit der entsprechenden Spezialisierung nur zu gut!
Nicht umsonst sind einige VAs mehr Social Media Manager als Assistent:in und übernehmen nur noch die Betreuung von diversen Social Media Accounts. Sie entwerfen dabei komplexe Strategien, um ihre Kunden bei diesem Thema zu unterstützen und voranzubringen. Dabei können sie sich individuell auf die Accounts und damit verbundenen Themen, Dienstleistungen und Produkte einlassen. Die Unterstützung von virtuellen Assistenten ist daher unheimlich wertvoll für all diejenigen, die in diesem Bereich Bedarf haben und sich selbst nicht auskennen.
Vorbereitende Buchhaltung
Wie bereits erwähnt ist auch die vorbereitende Buchhaltung eine typische Aufgabe virtueller Assistenten, sodass diese einen eigenen Punkt in dieser Auflistung verdient hat. Tatsächlich arbeiten einige VA ausschließlich in diesem Bereich – losgelöst von sonstigen Backoffice-Tätigkeiten.
Da jedes Unternehmen und jeder Selbstständige im Rahmen der Buchführungspflicht eine lückenlose Dokumentation seiner Geschäftsvorgänge vorweisen muss, ist die Buchhaltung stets ein wichtiger Part im Alltag. Nicht selten wird genau diese Aufgabe jedoch als enorm lästig empfunden. Hier kommen Virtuelle Assistenten ins Spiel, die im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung Belege sortieren und kontieren, Vorgänge erfassen, das Kassenbuch führen und Daten für die benötigten Unterlagen für den Steuerberater sammeln. Wichtig ist, dass alles darüber hinaus nur von gelernten Steuerfachangestellten oder Bürokaufleuten mit dreijähriger Berufserfahrung im Bereich Buchhaltung übernommen werden darf.
Onlinekurs-Erstellung bzw. technische Unterstützung
Möchten Auftraggeber ihr Wissen über Onlinekurse vermitteln, bedarf es der Einrichtung eines solchen über geeignete Plattformen. Dies ist meistens mit erheblichem technischem Aufwand verbunden. Wer sich damit nicht beschäftigen will oder kann, hat die Möglichkeit, Virtuelle Assistenten zu Rate zu ziehen, die darauf spezialisiert sind. Sie kennen sich mit allem rund um dieses Thema aus und können die Erstellung des Kurses sowie die Lösung technischer Probleme übernehmen.
Viele dieser VA können sogar bereits bei der Entwicklung eines Onlinekurses unterstützen und eine Plattform zum Hochladen auswählen, die sich am ehesten für diesen eignet. Nicht selten bieten Virtuelle Assistenten ihr Wissen selbst in Form von Onlinekursen an und bringen in dieser Dienstleistung für Kunden ein erhebliche Expertise mit.
Sales/ Vertriebs-Unterstützung
Zu guter Letzt gibt es zudem auch Virtuelle Assistenten, die im Sales Bereich administrative Aufgaben erledigen können. Oft haben sie einen entsprechenden beruflichen Hintergrund im Vertriebsinnendienst oder sich das nötige Wissen angeeignet. Sie sind letztlich zuständig für alles Organisatorische, dass im Zusammenhang mit dem Vertrieb anfällt, und unterstützen den Außendienst sowie die Vertriebsleitung bei deren Arbeit. Dazu gehören unter anderem auch der Telefondienst und die Datenerfassung sowie -verarbeitung. Auch der Bereich Akquise findet bei einigen Virtuellen Assistenten an Beliebtheit.
Fazit
Für jeden dieser Bereiche finden sich heute qualifizierte Virtuelle Assistenten, die sich meist jahrelang auf Backoffice Tätigkeiten, Social Media Betreuung und Co. spezialisiert haben. Sie wissen exakt, was ihre Aufgaben sind, verfügen über ein breites Wissen und können sofort beginnen, die anfallende Arbeit umzusetzen. Darüber hinaus gibt es außerdem viele weitere Aufgabenbereiche, die durch VAs abgedeckt werden können.