Kosten für Freelancer: Darum sollten sie anders kalkuliert werden als für Angestellte

Als Unternehmer:in hast du viele Möglichkeiten, aber auch viele Verantwortlichkeiten. Gerade wenn du wachsen willst oder kurzfristig Expertise benötigst, ist das Freelancing-Modell eine flexible Lösung. Doch um Freelancern und angestellten Mitarbeiter:innen gerecht zu werden, müssen ihre Kosten unterschiedlich kalkuliert werden. Warum das so ist und wie du dabei vorgehst, erfährst du hier.

Freelancer vs. Mitarbeiter: Die Unterschiede

Bevor wir uns mit der Kostenberechnung befassen, ist es wichtig, die Unterschiede zwischen Freelancern und Mitarbeiter:innen zu verstehen:

Kriterium	Freelancer	Mitarbeiter
Arbeitsverhältnis	Selbstständig, mehrere Auftraggeber	Fest angestellt, ein Arbeitgeber
Verpflichtungen	Keine Sozialversicherungsbeiträge durch Auftraggeber	Arbeitgeber zahlt Sozialleistungen
Arbeitsort/-zeit	Flexibel, eigenverantwortlich	Feste Arbeitszeiten und -orte
Kostenübernahme	Keine Zusatzkosten (z. B. für Urlaub/Krankheit)	Zusätzliche Kosten für Urlaub/Krankheit

Freelancer arbeiten oft projektbezogen und eigenverantwortlich. Sie bringen eigene Arbeitsmittel mit und sind nicht auf einen Arbeitsplatz angewiesen. Mitarbeiter:innen hingegen profitieren von geregelten Arbeitsbedingungen und Zusatzleistungen wie Urlaub und Krankentagen.

So kalkulierst du die Kosten für Mitarbeiter

Die Kosten für Mitarbeiter:innen umfassen:

1. Gehaltskosten: Das vereinbarte Bruttogehalt inklusive Zulagen und Boni.

2. Sozialversicherungsbeiträge: Als Arbeitgeber trägst du die Beiträge für Kranken-, Renten-, Unfall- und Arbeitslosenversicherung.

3. Zusätzliche Kosten:

   • Bezahlter Urlaub und Krankentage.

   • Bereitstellung von Arbeitsmitteln (z. B. Laptop, Software).

   • Weiterbildung und Schulungen.

     
     

Beispiel:

Ein:e Mitarbeiter:in mit einem Bruttogehalt von 3.000 € kostet dich monatlich rund 5.000 €, wenn alle Sozialleistungen, Urlaub und andere Aufwendungen berücksichtigt werden.

Besondere Kostenstruktur für Freelancer

Die Kosten für Freelancer sind einfacher zu berechnen, enthalten jedoch einige Besonderheiten:

1. Höhere Stundensätze: Freelancer verlangen oft mehr pro Stunde, um ihre eigenen Kosten wie Sozialversicherungen, Urlaub und Weiterbildung abzudecken.

2. Keine Zusatzkosten: Du sparst die Ausgaben für Arbeitsplatz, Urlaub, Krankheit und Sozialversicherungen.

3. Projektbasierte Abrechnung: Freelancer werden meist pro Stunde, Tag oder Projekt bezahlt.

   
   

Beispiel:

Ein Freelancer mit einem Stundensatz von 60€, der rund 60 Stunden im Monat arbeitet, kostet dich 5.000 € – ohne weitere Verpflichtungen.

Warum du Freelancer-Kosten anders kalkulieren solltest

Freelancer sind keine Angestellten – das bedeutet, ihre Kostenstruktur ist dynamischer und hängt stark vom Projekt und Umfang ab. Hier einige Punkte, die du beachten solltest:

• Flexibilität: Freelancer können kurzfristig Projekte übernehmen, sind aber oft auch stark ausgelastet.

• Keine langfristigen Verpflichtungen: Du zahlst nur für die tatsächliche Leistung.

• Zeitinvest für die Suche: Die Auswahl des passenden Freelancers erfordert Aufwand, z. B. für Recherche und Gespräche.

  
  

Tipps für die Suche nach dem passenden Freelancer

1. Definiere deine Anforderungen: Was soll der Freelancer übernehmen, und welche Qualifikationen sind wichtig?

2. Recherchiere Stundensätze: Informiere dich über branchenübliche Honorare, um realistische Erwartungen zu haben.

3. Nutze Vermittlungsplattformen: Plattformen wie VA-Finden oder eine Freelancer-Vermittlung können dir helfen, schnell geeignete Fachkräfte zu finden.

4. Teste die Zusammenarbeit: Starte mit einem kleinen Projekt, um die Qualität und Zuverlässigkeit des Freelancers zu prüfen.

   
   

Fazit

Freelancer und Mitarbeiter:innen haben unterschiedliche Stärken und Kostenstrukturen. Mit einer durchdachten Kalkulation kannst du entscheiden, welche Option besser zu deinem Projekt und Budget passt. Beide Modelle haben ihre Vorteile – die richtige Wahl hängt von deinen individuellen Anforderungen ab.

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Als Co-Gründerin der va vermittlung bin ich spezialisiert auf die Vermittlung hoch qualifizierter virtueller Assistent:innen und unterstütze Unternehmen dabei, ihren #perfectMatch zu finden. Mit meiner umfassenden Expertise im Freelancing und als Expertin für Virtuelle Assistenz weiß ich genau, auf was es ankommt.

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