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  • AutorenbildSabrina Ünal

Rechtssicherheit im Freelancing gewinnen

Die Zusammenarbeit mit Freelancern bietet enorm viele Vorteile: Flexibilität, Sparpotenzial, die Entlastung eigener Mitarbeiter und der Zugriff auf deren Expertenwissen. Dennoch gehen damit auch gewisse rechtliche Herausforderungen einher, denen jeder Unternehmer sich bewusst sein muss. Es ist essenziell wichtig, alle rechtlichen Anforderungen bestmöglich zu erfüllen, um sich (und den Freelancer) vor potenziellen Risiken zu schützen.


Wie man Rechtssicherheit bei der Arbeit mit Freelancern gewinnen kann, möchten wir nachfolgend im Detail thematisieren


Verträge ausarbeiten


Das A und O für die rechtssichere Zusammenarbeit mit Freelancern sind entsprechende Verträge, die alle wichtigen Details beinhalten. Dazu gehören der konkrete Leistungsumfang, die Bezahlung, etwaige Fristen und Auflösungsbedingungen. In diesen Dokumenten können auch die Erwartungen beider Parteien festgelegt werden, um in einem möglichen Streitfall eine rechtliche Grundlage zu haben. Um sicherzugehen, dass alle nötigen Regelungen enthalten sind, macht die Beauftragung eines Rechtsanwaltes Sinn.


Scheinselbstständigkeit vermeiden


Bei einer Scheinselbstständigkeit arbeiten Selbstständige bei ihren Auftraggebern im Grunde wie feste Mitarbeiter – sie erfüllen alle Merkmale eines Angestellten. Wird dieser Umstand bei einer Prüfung bemerkt, folgen empfindliche Konsequenzen für Auftraggeber und -nehmer. Umso wichtiger ist es zu wissen, wann eine Scheinselbstständigkeit eintritt und wie man diese vermeidet.


Für detaillierte Informationen zum Thema Scheinselbstständigkeit verweisen wir auf diesen ausführlichen Beitrag dazu.


Klare Abgrenzung von Rollen und Verantwortlichkeiten


Im Rahmen der Vertragserstellung und darüber hinaus muss mit Freelancern klar definiert werden, welche Rolle diese einnehmen und welche Verantwortlichkeiten sie haben. Dadurch wird vermieden, dass deren Arbeit mit der von fest angestellten Mitarbeitern kollidiert und anderweitige Probleme entstehen. Die eigenen Prozesse sollten hierzu im Vorfeld bestmöglich optimiert sein, damit ein Freelancer problemlos integriert werden kann. So kann umgangen werden, dass Missverständnisse entstehen, die womöglich in einem Streitfall enden.


Fortbildungen für das interne Team organisieren


Wird mit Freelancern gearbeitet, sollten alle Beteiligten im Unternehmen die rechtlichen Aspekte dazu ebenfalls kennen und verstehen. Hierzu biete sich (interne) Schulungen für die Personalabteilung wie auch die Führungskräfte an, damit es nicht zu rechtlichen Fallstricken kommt.


Datenschutz und Datensicherheit einhalten


Je nach Tätigkeit der Freelancer erhalten diese meist Zugang zu Unternehmensdaten und internen Tools. Dabei sollten stets Richtlinien im Umgang mit diesen Daten implementiert werden, um jegliche Regelungen zu Datenschutz und Datensicherheit einzuhalten. Hält ein Freelancer diese nicht ein und verursacht so einen Schaden, sollten entsprechende Konsequenzen zudem in vorab abgeschlossenen Datenschutzvereinbarungen festgehalten werden.


Überprüfung von Urheberrechten und Lizenzen


Erstellt ein Freelancer beispielsweise Inhalte oder Grafiken für das Unternehmen, sollte nachgefragt und sichergestellt werden, dass es bei der Nutzung später nicht zu möglichen Urheberrechtsverletzungen kommt. Der Freelancer sollte gegebenenfalls also Lizenzen vorlegen können. Auch hier macht es Sinn, entsprechende Klauseln im Vertrag aufzunehmen.


Internationale Zusammenarbeit


Nicht selten leben und arbeiten Freelancer in anderen Ländern, in denen völlig andere rechtliche (oder steuerliche) Anforderungen herrschen. Hier gilt es herauszufinden, welche davon berücksichtigt werden müssen und welche für die Zusammenarbeit keine Rolle spielen.


Versicherungsschutz prüfen


Sollte ein Freelancer einen Schaden für ein Unternehmen verursachen, greift üblicherweise dessen Versicherung. Auch Unternehmen sollten jedoch umfassend versichert sein, falls es in der Zusammenarbeit mit Freelancern zu einem Haftungsfall kommt. Die Berufshaftpflichtversicherung muss hierfür jedoch die Arbeit mit Freelancern abdecken. Dies sollte demnach vorab geprüft werden.


Regelmäßige Überprüfungen und Audits durchführen


Werden alle rechtlichen Anforderungen für die Zusammenarbeit mit Freelancern erfüllt, ist man erst einmal auf der sicheren Seite. Und dennoch sollten diese in regelmäßigen Abständen im Rahmen interner Überprüfungen und Audits geprüft werden. Kommt es bei möglichen Veränderungen zu Problemen, werden diese so schnellstmöglich identifiziert und können so gelöst werden, ohne dass es zu einem Streitfall oder ähnlichem kommt.


Zusammenarbeit mit Agenturen/Vermittlern prüfen


Die Zusammenarbeit mit Freelancern über Vermittlungsagenturen oder andere Plattformen ist heute eine gängige Praxis und bietet Unternehmen den Zugang zu einem breiten Spektrum an Talenten. Diese Vermittler agieren oft als Mittelsmänner, welche die passenden Freelancer für spezifische Projekte oder Aufgaben finden.


Doch auch hier sollten folgende rechtliche Aspekte berücksichtigt werden:


a) Vertragsbeziehungen klären

Es muss unterschieden werden, ob der Freelancer Verträge mit dem Unternehmen direkt oder mit der Agentur abschließt. Zudem ist fraglich, ob man als Unternehmen ebenfalls schriftliche Vereinbarungen mit der Agentur treffen muss. Davon sind jegliche Details einer Zusammenarbeit mit Freelancern abhängig, weshalb dies vorab zu klären ist.


b) Gebühren und Zahlungsbedingungen

Im Zusammenhang mit dem vorherigen Punkt sollte auch geprüft werden, ob und wenn ja, welche Gebühren für die Vermittlung anfallen und ob die Bezahlung des Freelancers direkt an diesen oder an die Agentur erfolgt.


c) Haftung und Verantwortung

Da Agenturen die Freelancer nur vermitteln und somit jede Haftung bei Problemen ablehnen, gilt auch hier wieder, sich selbst zu versichern und so Risiken zu mindern.


d) Datenschutz

Erhalten Unternehmen im Rahmen der Vermittlung die Daten von Freelancern, kann es sinnvoll sein, die Einhaltung der Datenschutzgesetze zu hinterfragen. Auch die Übermittlung der Daten selbst sollte auf sichere Art und Weise erfolgen.


e) Compliance und Qualifikationsprüfung

Suchen die Vermittler Freelancer für Unternehmen, liegt es in ihrem Ermessen, ob diese ausreichend qualifiziert sind. Anstelle sich nur darauf zu verlassen, sollte man die Freelancer selbst ebenfalls überprüfen, damit diese die benötigten Fähigkeiten tatsächlich mitbringen.


Fazit


Mit der Zusammenarbeit mit Freelancern erhalten Unternehmen eine hohe Flexibilität, den Zugang zu Expertenwissen und können dabei auch noch Kosten sparen. In diesem Zusammenhang ist es besonders wichtig, dass alle rechtlichen Anforderungen zu jeder Zeit eingehalten werden und mögliche Fallstricke frühzeitig ausgeräumt werden. Nur durch die Gewährleistung von Rechtssicherheit profitiert man auch vollumfänglich von einer Zusammenarbeit.


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