Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist ein kritischer Schritt in jedem Unternehmen und ein gut strukturiertes Onboarding-Dokument kann dabei den Unterschied zwischen einer schnellen, erfolgreichen Integration und einer langwierigen, kostspieligen Einarbeitungsphase ausmachen.
In diesem Artikel erläutern wir, was ein Onboarding-Dokument ist, was darin enthalten sein sollte, die Vor- und Nachteile eines solchen Dokuments und wo es am besten festgehalten werden sollte.
Was ist ein Onboarding-Dokument?
Ein Onboarding-Dokument ist eine detaillierte Anleitung, die neue Mitarbeiter Schritt für Schritt durch ihre Aufgaben, Prozesse und Erwartungen führt. Es handelt sich dabei um eine Dokumentation, die nicht nur die Arbeitsabläufe erklärt, sondern auch wichtige Informationen zum Unternehmen, zur Kultur und zu den verwendeten Tools und Systemen enthält. Das Ziel ist es, dem neuen Mitarbeiter eine klare und strukturierte Orientierung zu geben, sodass er oder sie schnell produktiv werden kann.
Was gehört in ein Onboarding-Dokument?
Ein umfassendes Onboarding-Dokument sollte folgende Elemente enthalten:
1. Einführung ins Unternehmen:
a. Unternehmensgeschichte und -werte: Eine kurze Einführung, die die Mission, Vision und Werte des Unternehmens beschreibt.
b. Organigramm: Eine Übersicht über die Unternehmensstruktur, damit der neue Mitarbeiter die Hierarchien und Verantwortlichkeiten versteht.
c. Kontaktliste: Wichtige Kontakte, einschließlich der direkten Vorgesetzten, Kollegen und Ansprechpartner aus anderen Abteilungen.
2. Rollen und Verantwortlichkeiten:
a. Jobbeschreibung: Eine detaillierte Beschreibung der Rolle, einschließlich der wichtigsten Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
b. Ziele und Erwartungen: Konkrete Ziele für die ersten Wochen und Monate, um dem Mitarbeiter eine klare Richtung zu geben.
3. Detaillierte Anweisungen und Prozesse:
a. Schritt-für-Schritt-Anleitungen: Konkrete Anweisungen für die wichtigsten Aufgaben, insbesondere bei komplexen Projekten.
b. Best Practices: Tipps und Tricks, die im Arbeitsalltag hilfreich sein können.
c. Verwendete Tools und Systeme: Anleitungen zur Nutzung der im Unternehmen eingesetzten Software und Systeme.
4. Unternehmensrichtlinien und Compliance:
a. Verhaltensregeln: Wichtige Unternehmensrichtlinien, die der Mitarbeiter kennen muss.
b. Datenschutz und Sicherheit: Hinweise zu Datenschutzrichtlinien und Sicherheitsvorkehrungen.
5. Weiterbildung und Entwicklung:
a. Schulungsangebote: Informationen zu internen oder externen Schulungen, die für die Position relevant sind.
b. Karrierepfade: Möglichkeiten für die berufliche Entwicklung innerhalb des Unternehmens.
Vorteile eines Onboarding-Dokuments
Ein gut durchdachtes Onboarding-Dokument bietet zahlreiche Vorteile:
a. Konsistenz: Alle neuen Mitarbeiter erhalten die gleichen Informationen, was zu einer einheitlichen Einarbeitung führt.
b. Effizienz: Ein standardisiertes Dokument spart Zeit, da viele Fragen bereits im Vorfeld beantwortet werden.
c. Reduzierung von Fehlern: Durch detaillierte Anweisungen werden Missverständnisse und Fehler minimiert.
d. Schnelle Produktivität: Neue Mitarbeiter können schneller produktiv werden, da sie eine klare Orientierung haben.
Nachteile eines Onboarding-Dokuments
Trotz der vielen Vorteile gibt es auch einige potenzielle Nachteile:
a. Zeitaufwand bei der Erstellung: Die Erstellung eines umfassenden Onboarding-Dokuments kann zeitaufwändig sein.
b. Pflegeaufwand: Das Dokument muss regelmäßig aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass es immer auf dem neuesten Stand ist.
c. Abhängigkeit von einem Dokument: Wenn das Dokument zu stark im Fokus steht, könnte die persönliche Einarbeitung durch Mentoren oder Vorgesetzte vernachlässigt werden.
Wo sollte man das Onboarding-Dokument festhalten?
Das Onboarding-Dokument sollte leicht zugänglich und sicher aufbewahrt werden. Hier sind einige gängige Optionen:
a. Intranet oder internes Wiki: Eine zentrale Anlaufstelle, auf die alle Mitarbeiter zugreifen können.
b. Projektmanagement-Tools: Integration in Tools wie Asana, Trello oder Monday.com, wo Aufgaben und Prozesse verwaltet werden.
c. Cloud-Speicher: Dokumente können in Google Drive, Dropbox oder anderen Cloud-Diensten gespeichert und geteilt werden.
d. CRM- oder HR-Software: Einige Unternehmen nutzen spezielle Onboarding-Module innerhalb ihrer HR- oder CRM-Software, um Dokumente zu verwalten.
Fazit
Ein gut strukturiertes Onboarding-Dokument ist ein wertvolles Werkzeug, um neue Mitarbeiter erfolgreich und effizient ins Unternehmen zu integrieren. Es sorgt für Konsistenz, reduziert Fehler und ermöglicht es neuen Teammitgliedern, schneller produktiv zu werden. Trotz des Aufwands bei der Erstellung und Pflege ist der Nutzen den Aufwand wert.
Auch in der Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistenz empfehle ich ein Onboarding Dokument. Natürlich kann dies je nach Größe des Unternehmens weniger umfangreich ausfallen und sich nur auf die nötigen Prozesse und Schritte konzentrieren.
Als Co-Gründerin der VA Vermittlung bin ich spezialisiert auf die Vermittlung qualifizierter virtueller Assistent und unterstütze Unternehmen dabei, ihren #perfectMatch zu finden. Mit meiner umfassenden Expertise im Freelancing und als Expertin für Virtuelle Assistenz weiß ich genau, auf was es ankommt.
Wenn auch du erfahren möchtest, wie und vor allem in welchem Bereich dich eine virtuelle Assistenz unterstützen kann, dann kontaktiere mich auf LinkedIn, per E-Mail oder buche dir einen Termin.
Hinweis: Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit verwenden wir im Textverlauf die männliche Form der Anrede. Selbstverständlich sind bei der VA Vermittlung Menschen jeder Geschlechtsidentität willkommen.