Die Vorteile einer Zusammenarbeit mit Freelancern werden in der breiten Masse immer bekannter. In diesem Zusammenhang ist es nicht verwunderlich, dass Freelancer in den letzten Jahren unter anderem aufgrund ihrer Flexibilität mehr und mehr von Unternehmen beauftragt werden.
Nichtsdestotrotz gelingen diese Kooperationen nicht immer und Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit sorgen schnell für Unmut auf beiden Seiten. In diesem Artikel zeigen wir auf, was nach der Beauftragung eines Freelancers nun ganz besonders wichtig ist.
1) Die Erstellung detaillierter Briefings
Damit Freelancer ihre Arbeit schnell aufnehmen und die Aufgaben zu aller Zufriedenheit erfüllen können, bedarf es detaillierter Briefings. In diesen sollten alle Aufgaben mit dem jeweiligen Umfang sowie mögliche Deadlines enthalten sein.
Diese Briefings sind zusätzlich aber auch für Auftraggeber eine Möglichkeit, den aktuellen Bedarf zu beurteilen und stets den Überblick darüber zu behalten. Sie sollten somit bereits im Vorfeld erstellt werden, damit der passende Freelancer entsprechend des Arbeitsumfangs gefunden und beauftragt werden kann. Sollen sogar mehrere Freelancer tätig werden, ist dies umso wichtiger.
Viele Auftraggeber berichten jedoch, sich mit der Erstellung guter Briefings schwer zu tun. Gleichzeitig beklagen Freelancer häufig, dass Briefings unvollständig oder nicht verständlich genug sind. Was gehört also in ein Briefing?
Ausführliche Erklärung der Aufgaben bzw. des Projekts und für den Kontext bestenfalls die Vorstellung des Unternehmen mit all seinen Werten und Strukturen.
Formulierung der Ziele der Zusammenarbeit inklusive der gewünschten Abgabeweise und Deadlines. Dabei sollte auch ein Überblick über den aktuellen Stand des Projekts vermittelt werden.
Nennung der wichtigsten Details hinsichtlich der Arbeitsmethoden und -medien, die verwendet werden, sowie Schätzungen zum Arbeitsaufwand.
Auflistung erforderlicher Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen.
Je ausführlicher ein solches Briefing zu Beginn ist, desto besser. Es sollte zudem gemeinsam mit dem Freelancer besprochen werden, um möglicherweise aufkommende Fragen frühzeitig zu beantworten. Da der Freelancer einen anderen Blickwinkel oder konkrete Wünsche und Vorstellungen im Hinblick auf eine potenzielle Zusammenarbeit hat, sind ihm vielleicht zusätzliche Themen wichtig. Ein anfängliches Gespräch sollte all das klären, um den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu legen.
Das Briefing stellt letzten Endes auch über die gesamte Dauer der Zusammenarbeit einen roten Faden dar, an dem sich Auftraggeber sowie Freelancer orientieren können. So können schließlich alle Aufgaben effizient und mit den gewünschten Resultaten pünktlich erfüllt werden.
2) Die Einweisung in die Unternehmenswerte und -kultur
Wie erwähnt sollte in den Briefings bereits eine Vorstellung des Unternehmens und der Werte und Strukturen erfolgen. Selbstverständlich handelt es sich bei Freelancern „nur“ um externes und oft projektbezogenes eingesetztes Personal – dennoch dürfen einige wichtige Informationen zur Unternehmenskultur nicht fehlen. Auf diese Weise erhalten die Freelancer einen Einblick in die Arbeitsweise und für sie möglicherweise relevanten Abläufe. Das macht das gemeinsame Arbeiten im Allgemeinen angenehmer und zudem effizienter. Wer nicht zu viele Informationen teilen möchte, kann an dieser Stelle beruhigt sein: Es reicht in jedem Fall eine grobe Einweisung. Wichtig ist, dass diese nicht völlig außen vor gelassen wird. Dabei müssen selbstredend keine vertraulichen Unternehmensdaten und -informationen offenbart werden. Hierbei geht es lediglich um die Details, die für die Arbeit des Freelancers relevant sind.
3) Die Einrichtung der Arbeitswerkzeuge und Benutzerkonten etc.
Unabhängig davon ob Freelancer vor Ort oder remote mitarbeiten, müssen deren Arbeitswerkzeuge zwingend rechtzeitig zur Verfügung stehen. Das bedeutet, dass der Zugriff auf sämtliche Programme und damit die dazugehörigen Logins frühzeitig gewährt und mitgeteilt werden müssen, damit der Freelancer mit der Arbeit beginnen und sich schnell zurechtfinden kann. Leider ist das in vielen Zusammenarbeiten nicht selbstverständlich.
Es bietet sich hierbei an, bereits vor dem ersten Tag der Zusammenarbeit alle System-Zugänge sowie die E-Mail-Adressen eingerichtet und getestet zu haben, um sicherzugehen, dass tatsächlich alles funktioniert. Das gibt dem Freelancer letztlich auch das Gefühl, dass sich jemand gekümmert hat und die Zusammenarbeit reibungslos funktionieren wird. Zu diesem Zweck sollte es jedoch auch einen Ansprechpartner geben, der bei möglichen Problemen eingreifen und Fragen beantworten kann.
Bestehen im Übrigen Befürchtungen, dass sich Freelancer nicht zurechtfinden und die Einarbeitung sich schwierig gestalten könnte, sind diese in der Regel unbegründet. Digital arbeitende Freelancer sind bereits so erfahren, dass sie sich stets in unbekannte Programme einarbeiten und neue Prozesse erlernen können.
4) Die Bestimmung eines Ansprechpartners
Freelancer benötigen natürlich nicht nur hinsichtlich der Technik und möglicherweise damit verbundenen Problemen stets einen Ansprechpartner. Als Externe sollten sie grundsätzlich für alles eine Bezugsperson haben, die sie bei Problemen kontaktieren oder aufsuchen können. Diese Person ist schließlich die Schnittstelle zwischen dem Freelancer und dem Unternehmen. So kann die zuständige Person im Unternehmen auch das Onboarding, d.h. das Briefing und die Einweisung vollständig übernehmen.
Einen Ansprechpartner zu haben, gibt Freelancern von vorneherein ein gutes Gefühl und gestaltet somit die Zusammenarbeit in jeder Hinsicht effizienter und angenehmer.
Fazit
Werden die vier genannten Maßnahmen umgesetzt, kann sich ein jeder Auftraggeber einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit einem Freelancer sicher sein. Freelancer wissen schließlich, dass sie zu externem Personal zählen und wahren ohnehin die nötige Distanz zum Unternehmen. Das ändert jedoch nichts daran, dass sie wertvolle und zuverlässige Arbeit leisten, wenn dafür die richtigen Voraussetzungen geschaffen werden.
Zusammengefasst bedarf es eines detaillierten Briefings, der Einweisung in die Unternehmenskultur, der Einrichtung aller Arbeitswerkzeuge und einer Ansprechperson, um dies zu gewährleisten. So profitieren letztlich beide Parteien von der Zusammenarbeit.